Indignatie redactie 
De EU-autoriteit in Brussel verwijdert massa’s e-mails en werpt dubieuze juridische barrières op voor de vrijheid van informatie. Dit is geen op zichzelf staand geval in heel Europa – gezamenlijk onderzoek door Europese media laat zien hoe regeringen zichzelf verdedigen tegen publieke controle.
Het grote wissen begint met een kort bericht. Op 16 januari 2015 gaat er een brief naar leidinggevenden in de Europese Commissie. Catherine Day klaagt dat het vaak te lang duurt om belangrijke documenten te vinden omdat ze niet goed zijn gearchiveerd en gearchiveerd.
De toenmalige hoogste ambtenaar van de Commissie kondigde in de mededeling op één pagina maatregelen aan die een einde moeten maken aan de chaos in het dossierbeheer. Vanaf juli 2015 verwijdert de Commissie automatisch alle e-mails na zes maanden. Sindsdien is weg wat niet eerder is ingediend.
In dezelfde kennisgeving beveelt Day de toegang van buitenstaanders tot documenten te beperken. In het geval van verzoeken op grond van de EU-wet op de vrijheid van informatie mogen alleen bestanden worden vrijgegeven die eerder waren opgeslagen in het documentbeheersysteem van Ares of in een ander archief van de Commissie. Het bericht van Day staat al lang op internet vanwege een verzoek om vrijheid van informatie , maar is buiten de Commissie vrijwel onbekend.
Het massaal verwijderen van e-mails maakt deel uit van een reeks dubieuze praktijken die door de Commissie en EU-regeringen worden gebruikt om systematisch openbaar toezicht op hun werk te belemmeren. Het onderzoekscollectief #Missingmails onderzocht samen deze praktijken. Naast Alexander Fanta van netzpolitik.org namen journalisten van Follow the Money in Nederland, Le Monde in Frankrijk, De Tijd en Apache in België, Deo.dk in Denemarken, Die Welt in Duitsland, Context in Roemenië en The Journal deel & Opmerkelijk in Ierland.
Ons onderzoek laat zien hoe de slordige omgang met e-mails en chatberichten de toegang tot informatie op juridisch dubieuze wijze belemmert. Als gevolg hiervan breken de verantwoordelijken hun eigen transparantiebeloften en maken ze het moeilijker om met schandalen om te gaan.
Overeenkomsten met Uber
De casus van Neelie Kroes laat zien hoe dit een probleem kan worden. De Nederlandse was tien jaar EU-commissaris, eerst verantwoordelijk voor concurrentie, daarna voor digitale zaken. Toen Uber in 2014 in Europa vocht om zijn taxi-app aan te mogen bieden, sprong de liberale politicus voor het Amerikaanse bedrijf in de bres. Dat een Brusselse rechtbank Uber verbiedt om zonder taxivergunning te rijden, is een “gekke beslissing” . Ze tweet de hashtag #Uberiswelcome.
Anderhalf jaar later, in mei 2016, maakte Uber bekend dat Kroes de groep in de toekomst zou adviseren over politieke kwesties. Uit interne documenten blijkt dat de politica maanden voor het einde van haar ambtstermijn in het geheim contact had met Uber. De groep bood haar blijkbaar een baan aan. “We krijgen Neelie Kroes in onze adviesraad (topgeheim)”, schreef een Uber-manager in een e-mail. Hun bestaan wordt openbaar gemaakt via de onthullingen van UberFiles door onze onderzoekspartner Le Monde , The Guardian en andere media. De e-mail is gedateerd 25 september 2014, ruim een maand voordat Kroes de commissie verliet.
Uit de documenten wordt niet duidelijk of Kroes toezeggingen heeft gedaan aan de groep. Niettemin zijn de onthullingen juridisch delicaat. Ze suggereren dat de Nederlandse politica vlak na het einde van haar ambtstermijn in het geheim lobbyde voor de groep. Dit zou een duidelijke schending van de ethische regels van de Commissie zijn. Na het verlaten van hun ambt mogen EU-commissarissen de komende 18 maanden geen betaalde lobbyactiviteiten uitoefenen. De EU-fraudebestrijdingsautoriteit OLAF stelt daarom een onderzoek in .
De zaak roept in ieder geval vragen op over de transparantie. De UberFiles onthulden e-mails en chatberichten tussen de groep, Kroes en haar kabinet. Eigenlijk hadden deze documenten in de archieven van de Commissie moeten belanden, maar daar zijn ze niet te vinden. De commissie vertelde de lobby-transparantieorganisatie Corporate Europe Observatory dat ze geen e-mails of andere correspondentie tussen Kroes en Uber had.
Heeft de commissaris zojuist haar berichten met Uber verwijderd? Toen we ernaar vroegen, zei de Commissie dat ze de zaak aan het onderzoeken was en contact had met OLAF.
Interne kritiek op “vage” regels
In haar richtsnoeren voor documentbeheer heeft de Commissie bepaald dat documenten moeten worden bewaard als ze “belangrijke informatie bevatten die niet vluchtig is of die kan leiden tot actie of follow-up door de Commissie”.
Maar wie bepaalt wat belangrijk is en bewaard moet worden? Zelfs binnen de Commissie heerst verwarring. Twee jaar geleden, toen de opvolger van Catherine Day, waarnemend secretaris-generaal Ilze Juhansone, intern om feedback vroeg over een mogelijke herziening van de regels voor documentbeheer, beschreef één reactie de huidige richtlijnen voor het bewaren van documenten als “vaag”. Dit blijkt uit interne discussie gerapporteerd door onze Nederlandse onderzoekspartner Follow the Money . De juridische dienst van de Commissie zette daarom met name vraagtekens bij het woord “kortstondig” in de richtsnoeren. “Is deze term ergens gedefinieerd?”
Tot nu toe konden de betrokkenen zelf beslissen welke documenten in de EU-commissie worden gearchiveerd, zegt Sofia Heikkonen. De Finse advocaat doet onderzoek naar documentbeheer voor de Europese Commissie aan de Universiteit van Helsinki. Volgens haar onderzoek is er geen controle over of belangrijke documenten daadwerkelijk worden gearchiveerd – een “problematische” onoplettendheidskloof, zegt Heikkonen.
Heikkonens baas Päivi Leino-Sandberg beschouwt de ontbrekende berichten van Neelie Kroes niet als een op zichzelf staand geval. De rechtenprofessor spreekt uit eigen ervaring . Een paar jaar geleden vroeg ze de Commissie om interne juridische adviezen over de oprichting van het Europees Openbaar Ministerie. Aanvankelijk kreeg ze te horen dat er geen dergelijke rapporten waren, maar later ‘vond’ de commissie desgevraagd tien documenten. Leino-Sandberg zegt dat het documentensysteem van de Commissie ontoereikend is en moet worden herzien.
In antwoord op onze vraag benadrukte een woordvoerder van de Europese Commissie dat het archiveren van documenten “in lijn was met de langetermijnpraktijk in alle Europese overheidsdiensten en met internationale normen voor archiefbeheer”. Wat niet langer belangrijk is, moet dus weg. “Het automatisch verwijderen van e-mails, die weinig of geen waarde hebben en vaak zeer vluchtige informatie bevatten, wordt dan ook gedaan om zowel archief- als IT-beheerredenen.”
Moeilijk om e-mails van Scholz te vinden
Het massaal verwijderen van e-mails komt niet alleen voor in de EU-instellingen. Duitse ministeries en de Bondskanselarij verwijderen mailaccounts van hun servers een paar maanden nadat de gebruiker zijn ambt heeft verlaten – ongeacht of het de kanselier of een minderjarige ambtenaar is. De mailbox van Angela Merkel had daarom medio 2022 moeten worden verwijderd, evenals die van Olaf Scholz uit zijn tijd als minister van Financiën. Er is geen wettelijke regeling of beslissing die massale verwijdering voorschrijft. Volgens het federale ministerie van Binnenlandse Zaken is dit ook niet nodig, aangezien er “geen informatie meer is die relevant is voor het dossier” in de mailboxen van werknemers die het bedrijf hebben verlaten.
Dit ligt politiek gevoelig in het geval van het mailverkeer van Scholz in het kader van de Cum-Ex-affaire. De ondergeschikte rol van de toenmalige burgemeester van Hamburg en de huidige kanselier in de gigantische belastingfraudezaak is niet helemaal opgehelderd. De vraag is of Scholz zich politiek had bemoeid ten gunste van een controversiële private bank . Tijdens zijn tijd bij het federale ministerie van Financiën stuurde zijn kantoor e-mails en faxen om zijn rol in de zaak uit te leggen.
Zouden de e-mails van het kantoor van Scholz licht in de duisternis kunnen brengen? Dat is in ieder geval theoretisch mogelijk. Navraag door ons onderzoekscollectief wees uit dat in het voormalige ministerie van Scholz e-mails die zelf werden verwijderd, jarenlang op opslagbanden worden bewaard. Van daaruit zijn ze in principe herstelbaar. Volgens het federale ministerie van Binnenlandse Zaken, waar een vergelijkbare technologie wordt gebruikt, is dit echter zeer complex en “eigenlijk nauwelijks haalbaar”. Het ministerie wil echter niet nader toelichten waarom dit zo moeilijk zou moeten zijn.
Dode nerts en een oude Nokia-telefoon
Niet alleen verwijderde e-mails zorgen voor schandalen, maar ook ontbrekende chatberichten. In Denemarken liet de regering aan het begin van de coronapandemie 15 miljoen nertsen doden. Dit moet voorkomen dat het virus zich verspreidt in fokkerijen.
Volgens een door het parlement ingestelde onderzoekscommissie was er echter geen wettelijke basis voor het massaal doden van de dieren. Premier Mette Frederiksen heeft het publiek willens en wetens misleid .
De regeringsleider had chatberichten die de zaak hadden kunnen oplossen automatisch verwijderd. De zaak leverde Frederiksen in de Deense media de bijnaam “Slette Mette” op, de “Lösch-Mette”. De affaire staat zelfs model voor een jump-n-run-game . Volgens de Deense wet moeten belangrijke berichten eigenlijk worden bewaard – dit geldt ook voor sms en chats. Maar Frederiksen komt weg met de nertsaffaire met een reprimande van het parlement.
De Nederlandse premier Mark Rutte is eveneens ongedeerd. Een jaar geleden onthulde een Nederlandse krant dat Rutte al jaren elke dag zijn sms’jes verwijdert. Rutte legde uit dat zijn oude Nokia-gsm simpelweg niet genoeg geheugen had. De Nederlandse media noemen het “Nokiagate” . Uit een onderzoeksrapport blijkt dat Rutte onrechtmatig heeft gehandeld. Toch rolt de affaire van Rutte af.
Ondertussen bestaat er weinig twijfel over de relevantie van het nieuws. Zelfs op het hoogste politieke niveau zijn e-mail en chatberichten het standaard communicatiemiddel geworden. Dit wordt geïllustreerd door een verslag van een EU-top in de zomer van 2015, waar opnieuw een schuldendeal voor Griekenland werd besproken.
Na uren van mislukte onderhandelingen stuurde premier Rutte op een avond laat een compromisvoorstel. Persbureau AP meldde destijds dat hij de gesprekken – en daarmee mogelijk de euro – had gered . Wat Rutte schreef, is tot op de dag van vandaag onbekend
In Duitsland regeerde Angela Merkel 16 jaar praktisch via sms. “Gsm-jaren van een kanselier” , een bericht in het tijdschrift van de Süddeutsche Zeitung vat haar voorliefde voor directe communicatie samen. Desalniettemin is tot op de dag van vandaag geen van hun berichten in de federale archieven terechtgekomen.
De eigenzinnige logica van de commissie
Het belang van directe uitwisseling wordt ook onderstreept door Ursula von der Leyen, voorzitter van de Europese Commissie. In een interview met de New York Times vertelt ze over haar telefoontjes en berichten met Pfizer-topman Albert Bourla. Met hem regelde ze persoonlijk een deal voor 1,8 miljard doses Covid-vaccin. Maar toen netzpolitik.org ernaar vroeg, zei de commissie dat ze het nieuws niet kon publiceren.
De motivering volgt een eigenzinnige logica van de Commissie. Sms- en chatberichten zijn dan ook “van korte duur” en komen dus niet in een archief van de Commissie terecht. Tegelijkertijd stellen de interne regels, zoals hierboven beschreven, dat alleen documenten die vooraf zijn gearchiveerd, worden vrijgegeven. In een logische cirkel van conclusies betekent dit: te onbelangrijk voor het archief, dus irrelevant voor het publiek. Dat zou zelfs moeten gelden voor chats waarin naar eigen zeggen een miljardendeal is afgesproken.
De letter van de wet staat deze logica echter in de weg. In de EU-verordening inzake toegang tot documenten staat: “Deze verordening is van toepassing op alle documenten van een instelling”. Dus niet alleen voor degenen die ook in het archief staan. Naar aanleiding van een klacht van netzpolitik.org stelde de Europese ombudsvrouw Emily O’Reilly dat de commissie de publicatie van de berichten van Von der Leyen moest controleren, ook als deze niet gearchiveerd waren. Maar de Commissie weigert – en stuurt nog steeds geen enkel chatbericht.
Het Hof van de Europese Unie beslist binnenkort of Von der Leyen en haar ambtenaren ermee wegkomen. The New York Times en haar Brusselse bureauchef Matina Stevis-Gridneff hebben een rechtszaak aangespannen voor het vrijgeven van de chats . “Ambtenaren mogen de vrijheid van informatiewetten niet kunnen omzeilen door simpelweg over te schakelen van e-mail naar sms”, aldus een woordvoerster van de krant. Het publiek moet “democratische controle over de regering” kunnen uitoefenen.
EP-leden: regels aanpassen aan de realiteit
Hoewel Der Spiegel eind 2021 al berichtte over de controversiële verwijderingspraktijk van de Commissie , heeft dit tot nu toe nauwelijks tot protesten geleid. Maar sommige EP-leden oefenen nu druk uit op de Commissie om transparanter te zijn. De weigering van de Commissieleider om zich aan de transparantiewetten te houden, getuigt van “een diepe minachting voor democratie en verantwoording”, vertelde de Nederlandse liberaal Sophie in ’t Veld aan onderzoekscollectief #Missingmails. De Commissie staat niet boven de wet.
De huidige regels stammen uit een tijd vóór het internet, zegt Groen-politicus Daniel Freund. “We moeten ons aanpassen aan de realiteit hier. Als er tegenwoordig miljardencontracten worden onderhandeld via sms of WhatsApp, dan kun je je niet verontschuldigen en beweren dat dit geen relevante documenten zijn.”
Zelfs vicevoorzitter Věra Jourová geeft toe dat het documentenbeheer van de Commissie niet up-to-date is. Uiterlijk tijdens de Covid-pandemie besefte ze “dat de manier waarop we communiceren is veranderd”. Jourová belooft dat de commissie een nieuwe wet zal voorstellen, of in ieder geval interne regels zal schrijven . Daarin zal ze verduidelijken welke berichten gearchiveerd moeten worden.
Deze belofte aan Jourová dateert van anderhalf jaar geleden. Tot nu toe is er weinig aan gedaan. In antwoord op onze vraag verwijst de woordvoerder naar het werkprogramma van de Commissie voor 2023. Daarin staat dat de EU-autoriteit zal kijken naar “instrumenten om haar transparantiekader te versterken, met name met betrekking tot de toegang tot documenten”. Wat er precies op de planning staat, laat hij open.
Von der Leyen zwijgt
Jourová’s baas Von der Leyen zwijgt nu. Als ze wordt ontboden voor het Europees Parlement vanwege haar rol in de vaccinaankopen van meerdere miljarden dollars, zorgen haar bondgenoten ervoor dat haar verhoor achter gesloten deuren plaatsvindt.
Uitwijkmanoeuvres op het gebied van sms zijn niets nieuws voor Von der Leyen. Zelfs als Duitse minister van Defensie kwam ze onder druk te staan vanwege wapenaankopen. Toen een onderzoekscommissie in de Bondsdag kritiek had op de onderhandse toekenning van adviescontracten en toegang tot haar sms-berichten eiste, liet ze haar zakelijke mobiele telefoon “beveiliging wissen” . Of het nu gaat om oorlogswapens of vaccindoses, Von der Leyen laat zich niet in de kaart spelen. Net als Rutte of Frederiksen rolt de kritiek eraf.
Wanneer Von der Leyen Commissievoorzitter wordt, publiceert ze ‘politieke richtlijnen’ voor haar ambtstermijn. Eén zin valt vandaag in het bijzonder op: “Als Europeanen vertrouwen willen hebben in onze Unie, moeten haar instellingen open en onberispelijk zijn op het gebied van ethiek, transparantie en integriteit.”
